Få hjælp og inspiration til indkøb

Her finder du rabataftaler på ministeriets område, gode råd og inspiration til institutionens indkøb.

Gode råd til indkøb – en overskuelig vejledning

Find enkle råd til, hvordan du kan gøre dit indkøb endnu mere effektivt og økonomisk.

Vejledningen er blevet til i samarbejde mellem institutionsrepræsentanter, UVM, UFM og SKI.

Den henvender sig til alle indkøbere – men især til medarbejdere, som køber ind på gymnasier, Hf-kurser, handelsskoler, SOSU-skoler, VUC ‘er mv.

Indkøbsfællesskaber

Fordelen ved indkøbsfællesskaber er blandt andet, at institutionen bliver en del af et større økonomisk og fagligt miljø, der kan gennemføre udbud og rådgive om indkøb.

Samarbejdsmuligheder

Institutionen kan vælge at indgå i et indkøbssamarbejde med andre institutioner.

Samarbejde med andre institutioner kan både ske uformelt, via løbende erfaringsudveksling med andre institutioner, man måske i forvejen har et tæt og tillidsfuldt samarbejde med.

Samarbejdet kan også ske mere systematisk via deltagelse i erfa-grupper og/eller medlemskab af et indkøbsfællesskab for selvejende institutioner. Læs mere om indkøbsfællesskaberne:

Indkøbsfællesskaber for regulerede institutioner (ika.dk)

Indkøbsfællesskab for frie skoler (skoleindkøb.dk)

Indkøbspolitik

Formålet med en indkøbspolitik er at effektivisere institutionens indkøb. Indkøbspolitikken fastsætter de mål og retningslinjer for indkøb, som institutionen vil gøre gældende.

Inspiration til indkøbspolitik

Indkøbspolitikken kan bidrage til at sikre, at

institutionen opnår fordelagtige priser, når kvalitet, indkøbsvilkår og andre parametre tages i betragtning
institutionen har effektive indkøbsprocesser
institutionen optræder som én kunde (også selvom institutionen er fordelt på flere adresser) i forhold til leverandører og udnytter den samlede volumen som ordregiver
institutionens indkøb sker i henhold til gældende lovgivning og udbudsdirektiver.

Der er ikke lovkrav om, at en institution har en indkøbspolitik. Men det er en forudsætning for at kunne håndtere institutionens indkøb effektivt, at institutionen køber ind efter nogle fælles mål og retningslinjer. I det efterfølgende afsnit finder du eksempler på mål og retningslinjer, som kan opstilles i en indkøbspolitik.

Da indkøbsdisponeringen på mange institutioner foregår decentralt, er det de enkelte medarbejdere og enheder, der er ansvarlige for at efterleve indkøbspolitikken.

Indkøbspolitikkens overordnede mål og rammer for institutionens indkøb kan udmøntes i en række konkrete regler og retningslinjer, der skal efterleves af alle medarbejdere og enheder som foretager indkøb for institutionen.

Det er ledelsen ansvar at godkende institutionens indkøbspolitik, ligesom det er ledelsens ansvar at sikre, at indkøbspolitikken efterleves i hele organisationen.

Eksempler på indhold i en indkøbspolitik
Nedenfor finder du eksempler på indkøbspolitiske mål, som kan indgå i institutionens indkøbspolitik: At der gennem effektive indkøb og indkøbsprocesser skabes et økonomisk råderum. At der købes ind efter princippet om ”rette kvalitet til formålet/behovet til bedst mulige pris”. At indkøberen ikke kun tager hensyn til varernes pris og kvalitet men også inddrager servicevilkår, driftsomkostninger, leveringssikkerhed og leveringsbetingelser (totalomkostningerne). At institutionen koordinerer sine indkøb og optræder som én samlet kunde i forhold til leverandører for derved at udnytte det samlede indkøbsvolumen til at opnå fordelagtige priser og indkøbsvilkår. At digitalisere indkøbsprocessen, herunder faktura-flow mv. At anvende så få leverandører som muligt på de enkelte indkøbsområder (standardisering af varer, ydelser og leverandører). At anvende centrale indkøbsaftaler (hos for eksempel Statens indkøb og SKI), hvor det er muligt, og gennemføre selvstændige udbud på vareområder, hvor der ikke er adgang til centrale indkøbsaftaler. At standardisere de enkelte indkøbsområder. At institutionen gennem indkøb medvirker til at minimere ressourceforbrug og miljøbelastning.

Eksempler på indhold i en indkøbspolitik

Nedenfor finder du eksempler på indkøbspolitiske mål, som kan indgå i institutionens indkøbspolitik:

At der gennem effektive indkøb og indkøbsprocesser skabes et økonomisk råderum. At der købes ind efter princippet om ”rette kvalitet til formålet/behovet til bedst mulige pris”.
At indkøberen ikke kun tager hensyn til varernes pris og kvalitet men også inddrager servicevilkår, driftsomkostninger, leveringssikkerhed og leveringsbetingelser (totalomkostningerne).
At institutionen koordinerer sine indkøb og optræder som én samlet kunde i forhold til leverandører for derved at udnytte det samlede indkøbsvolumen til at opnå fordelagtige priser og indkøbsvilkår.
At digitalisere indkøbsprocessen, herunder faktura-flow mv.
At anvende så få leverandører som muligt på de enkelte indkøbsområder (standardisering af varer, ydelser og leverandører).
At anvende centrale indkøbsaftaler (hos for eksempel Statens indkøb og SKI), hvor det er muligt, og gennemføre selvstændige udbud på vareområder, hvor der ikke er adgang til centrale indkøbsaftaler.
At standardisere de enkelte indkøbsområder.
At institutionen gennem indkøb medvirker til at minimere ressourceforbrug og miljøbelastning.

Analyser af indkøb på uddannelsesinstitutioner

BDO Consulting har gennemført en omkostningsanalyse af produktionsskolerne, mens QVARTZ har gennemført en omkostnings- og effektiviseringsanalyse af de almene gymnasier, VUC og erhvervsskolerne.

Omkostningsanalyse af produktionsskolerne 2015 (pdf)

Omkostnings- og effektiviseringsanalyse af ungdomsuddannelsesinstitutionerne 2015 (pdf)

Effektiviseringspotentiale

Rapporterne peger på et samlet effektiviseringspotentiale i omegnen af 1 milliarder kroner.

Analyserne baserer sig i overvejende grad på omkostninger til indkøb, bygningsdrift samt administration og ledelse og bygger på konkrete observationer ude på uddannelsesinstitutionerne, institutionernes regnskaber m.m.

Rapporterne kan give ledere på landets uddannelsesinstitutioner inspiration til, hvordan de kan tilrettelægge arbejdet bedst muligt ud fra de lokale forhold og realisere effektiviseringspotentialer.

Rigsrevisionen om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

Formålet med Rigsrevisionens undersøgelse er at vurdere, om indkøbsområdet på de udvalgte videregående uddannelsesinstitutioner er tilrettelagt, så der foretages effektive og sparsommelige indkøb.

Rigsrevisionen om indkøb på 12 videregående uddannelsesinstitutioner (pdf)

Rigsrevisionens anbefalinger

Rigsrevisionen anbefaler, at institutionernes retningslinjer for indkøb indeholder den nødvendige information om, hvordan indkøbere på institutionerne skal agere sparsommeligt til gældende regler og god praksis på indkøbsområdet.

Rigsrevisionen finder, at flere af institutionernes retningslinjer for indkøb kunne styrkes, hvis institutionerne gav indkøberne anvisninger om:

opgavesnittet mellem decentrale og centrale indkøbere/indkøbsfunktioner i de institutioner, der har centrale indkøbsfunktioner
institutionens krav i forbindelse med brug og indgåelse af egne indkøbsaftaler
beregning af kontraktværdier i relation til tærskelværdier knyttet til EU’s udbudsregler og tilbudsloven, herunder også tærskelværdier for bygge- og anlægsområdet
krav til konkurrenceudsættelse af køb under tilbudslovens tærskelværdier, som er fastsat ud fra institutionens væsentlighedskriterier
krav til, hvordan vigtige dispositioner og beslutninger om indkøbet dokumenteres.

Sidst opdateret: 25. januar 2023