Rammer vedrørende kantiner er fastsat i Finansministeriets budgetvejledning punkt 2.4.15.
Finansministeriets budgetvejledning for kantinedrift er gengivet nedenfor.
Overordnede regler
Ved kantinevirksomhed forstås servering i dertil indrettede lokaler på eller i tilknytning til arbejdspladser og tilsvarende steder for personer, der er beskæftiget i en virksomhed eller som besøger eller har ærinde i virksomheden. Der kan etableres kantine på statslige tjenestesteder og i statsfinansierede selvejende institutioner, hvor der er et rimeligt behov for at give personalet, uddannelsessøgende, besøgende mv. adgang til at købe tilberedt mad, forfriskninger og kioskvarer, såfremt det må antages, at kantinen kan drives økonomisk forsvarligt. Kantinevirksomheden baseres på selvbetjening fra skranke og på selvafrydning fra gæsternes side.
Hvis der etableres en kantine, skal denne drives på et forretningsmæssigt grundlag, men skal samtidig holde et prisniveau, der svarer til niveauet i andre private og offentlige kantiner. Hvis det er nødvendigt at yde et tilskud til kantinedriften for at opnå dette, kan udgiften hertil afholdes af institutionen. Tilskuddet kan blandt andet gives til dækning af en del af de med kantinens drift forbundne lønudgifter. Tilskuddet kan ikke gives til råvareindkøb.
Inventar, udstyr og øvrigt løsøre, der stilles eventuelt vederlagsfrit til rådighed af institutionen, forbliver statens ejendom og vedligeholdes for institutionens regning.
Forsikringsmæssige forhold
Kantinevirksomheden bør søges etableret således, at staten bortset fra forpligtelser i medfør af kantinetilskud mv. ikke pådrager sig noget økonomisk ansvar for kantinens driftsmæssige resultat eller noget erstatningsansvar for skader i forbindelse med kantinedriften. Dette hensyn skal normalt søges tilgodeset ved med mellemrum at udbyde kantinedriften med henblik på bortforpagtning til en selvstændig entreprenør eller en forening oprettet af personalet. Hensynet kan også tilgodeses ved etablering af en cateringbaseret kantine. Såfremt kantinen ikke drives som en del af den pågældende institution, men eksempelvis er overladt til en selvstændig entreprenør, bør vilkårene for kantinedriften være skriftligt fastlagt.
Integreret kantine
Såfremt kantinen enten er et nødvendigt led i udøvelsen af virksomheden på det pågældende tjenestested eller må anses for naturligt forbundet med virksomhedens karakter, kan kantinen etableres eller opretholdes som en del af den pågældende institution. Etablering af en sådan kantine kan kun ske, hvis det kan godtgøres, at dette – alle forhold taget i betragtning – er mere økonomisk for staten end etablering af en kantine, der drives af en selvstændig entreprenør eller personaleforening.
En integreret kantine vil være omfattet af statens selvforsikringsordning som en del af institutionens ordinære virksomhed. Der må derfor ikke tegnes særskilte forsikringer i forbindelse med kantinedriften.
Bortforpagtet kantine
Hvis kantinevirksomheden er bortforpagtet til en selvstændig entreprenør eller personaleforening, omfattes den ikke af statens selvforsikringsordning. I forbindelse med indgåelse af aftaler med den selvstændige entreprenør, bør det klart fremgå, at entreprenørens løsøre, fødevarelager mv. ikke omfattes af statens selvforsikringsordning, og at institutionen ikke hæfter for tredjemands kontrakts- eller erstatningsmæssige krav over for kantinen.
Det påhviler den selvstændige entreprenør at tegne de nødvendige forsikringer, herunder den lovpligtige arbejdsskadesikring for det af kantinen ansatte personale. Institutionen bør sikre sig, at kantinens status som en selvstændig juridisk enhed klart fremgår over for tredjemand.