Forsendelse af elevbesvarelser ved de skriftlige prøver

Det er skolens administration, som sender elevbesvarelser og karakterlister til den statsligt beskikkede censor, da det er den statsligt beskikkede censor, som bedømmer elevernes prøver.

Elevbesvarelser og karakterlister skal sendes som enten sikker post (fysisk forsendelse) eller digital post (digital forsendelse), da både besvarelser og karakterlister kan indeholde personfølsomme oplysninger om eleverne. 

Anbefalinger til håndtering af elevbesvarelser efter prøverne

For at minimere risikoen for at elevbesvarelser bortkommer under forsendelsen, bør skolerne opbevare et eksemplar af elevbesvarelser, som er udarbejdet i forbindelse med folkeskolens prøver enten digitalt eller fysisk, indtil tre måneder efter processen for bedømmelse er afsluttet. 

Styrelsen anbefaler, at skolen ved afslutningen af de skriftlige prøver: 

• Sikrer at eleverne printer to eksemplarer, hvis opgaven er udarbejdet på computer. Begge eksemplarer underskrives af den tilsynsførende.
• Sørger for kopiering af elevbesvarelser, der er udarbejdet på fysisk papir.
• Fremsender en kopi af elevbesvarelsen til censor.

Anbefalingerne skal sikre, at skolen sender elevbesvarelser forsvarligt til censor og gøre det muligt at genskabe elevbesvarelser, hvis besvarelserne skulle forsvinde undervejs i forsendelsen.  

Hvis skolen ikke følger anbefalingerne, vil det ikke være muligt at genskabe elevbesvarelserne, og eleverne ville derfor skulle aflægge en sygeprøve. 

Forsendelse af elevbesvarelser efter prøvens afslutning 

Når den prøveafholdende skole sender elevbesvarelser og karakterlister til den statsligt beskikkede censor, kan det foregå på følgende måder:

• Censor og skole kan indbyrdes aftale, at skolen sender besvarelserne og karakterlisterne til den statsligt beskikkede censors private e-boks via sikker mail
• Censor kan modtage elevbesvarelserne med fysisk post, fx med GLS, UPS, PostNord eller DAO
• Hvis censor er ansat på en skole, kan skolen give censor adgang til en sikker postkasse via skolens mailleverandør
• For censorer, der er registreret med egen virksomhed, vil censor have et CVR-nummer, som kan bruges til at sende elevbesvarelserne sikkert. 

Det er skolens leder, som afgør, om de beskikkede censorer skal modtage den originale besvarelse eller en kopi til bedømmelse. 

Når censor har afsluttet bedømmelsen af de skriftlige prøver, skal censor sende elevbesvarelser og karakterlister retur til skolen via sikker post. 

Censorer kan finde relevant information om sikker forsendelse, kopiering af elevbesvarelser og procedure for forsendelse af elevbesvarelser på siderne om skriftlig censur. 

Læs om skriftlig censur her