Den 1. oktober hvert år skal de frie kostskoler indberette oplysninger om aktiviteten til brug for Ministeriet for Børn og Undervisnings beregning af tilskud.
Regler og retningslinjer for udfyldelsen af skemaerne er beskrevet i Ministeriet for Børn og Undervisnings instruks for tilskud til folkehøjskoler, efterskoler, husholdningsskoler og håndarbejdsskoler (frie kostskoler). (FK-instruks).
Tilskudsbrev med tilhørende dokumentation findes på Ministeriet for Børn og Undervisnings brevportal.
Elevstøtte
Ministeriet for Børn og Undervisning har fastlagt følgende frister for indberetning af elevstøtten:
- Indberetningsfristen for 1. kvartal er den 15. april. Udbetaling finder sted den 25. maj.
- Indberetningsfristen for 2. kvartal er den 15. juli. Udbetaling finder sted den 25. august.
- Indberetningsfristen for 3. kvartal er den 15. oktober. Udbetaling finder sted den 25. november.
- Indberetningsfristen for 4. kvartal er den 4. januar. Udbetaling finder sted den 31. januar.
Indberetningsfristen for korte kurser, herunder sommerkurser, er den 15. oktober. Udbetalingen finder sted den 31. oktober.
Korte kurser indberettes som kurser i kvartal 0.
Skolerne skal benytte indberetningsportalen til indberetning og rettelser af elevstøtten. Retningslinjer for indberetningsportalen findes i Ministeriet for Børn og Undervisnings vejledning til elektronisk indberetning.
Årsplaner
Før skoleårets start skal skolens bestyrelse godkende en årsplan, som omfatter samtlige kurser i det kommende skoleår.
Årsplanen udarbejdes på skemaer, der er udformet i Ministeriet for Børn og Undervisning. Årsplanen skal indeholde oplysninger om alle kursusforløb, der udløser statstilskud. Kurser der afholdes helt uden for tilskudsgrundlaget skal ikke opføres i årsplanen.